Bericht van de Rechtspraak: Beperking omvang processtukken: ook in eerste aanleg

waarom deze regeling?

In 2020 schreef mr. R.J.B. Boonekamp[2] dat de omvang van processtukken in (civiele) handelszaken, eerste aanleg, toeneemt. Hij noemt dit een ervaringsfeit en schrijft dat de uitdijing de laatste vijf jaar (2014-2019) ‘schrikbarend’ is toegenomen. De gerechtshoven hebben sinds 1 april 2021 in het procesreglement een regeling opgenomen waarbij de omvang van processtukken is gemaximeerd. De Raad voor de Rechtspraak stelde in een nieuwbrief van 18 december 2020 daarover dat de limieten zouden worden ingevoerd om de omvang van procesdossiers beheersbaar te houden. ‘Door steeds grotere processtukken neemt de behandeltijd per zaak toe, wat leidt tot druk op doorlooptijden.’ Eenzelfde geluid laat AG de Bock horen in haar conclusie voorafgaand aan het arrest van de Hoge Raad uit 2021 over de maximale omvang van processtukken in hoger beroep[3]. In het rapport Evaluatie limitering processtukken – de evaluatie van de regeling bij de hoven – is als aanleiding genoemd dat de lengte van processtukken steeds verder was toegenomen.

Dit is ook onze ervaring en van verschillende advocaten die wij daarover spreken. Dagvaardingen en conclusies van 200 of zelfs (meer dan) 300 pagina’s zijn geen uitzondering meer. Dergelijke processtukken vergen onnodig en onevenredig veel tijd om te lezen en te begrijpen, zeker in het civiele recht waar close reading voorop staat.

Het komt – incidenteel – voor dat veel pagina’s nodig zijn om de rechter en de wederpartij goed en efficiënt voor te lichten over het voorliggende geschilpunt (of geschilpunten). Maar het komt veel vaker voor dat processtukken onnodig lang zijn, hetzelfde feitenrelaas in verschillende toonzettingen herhaald wordt, uitgebreid wordt geciteerd uit rechtspraak waar een enkele verwijzing naar de dragende overweging volstaat en meerdere pagina’s worden gebruikt om details en formaliteiten te bespreken die niet de kern van het geschil betreffen.

De nieuwe regeling heeft als doel de onnodige groei van de omvang van processtukken in eerste aanleg te beperken en excessen te voorkomen. Dat draagt bij aan het efficiënter en doelmatiger laten functioneren van de civiele overheidsrechtspraak. Dit zou naast een verantwoordelijkheid van rechters ook een verantwoordelijkheid van advocaten moeten zijn.

De rechtbanken zien zich gesterkt in de ervaring die bij de hoven is opgedaan na invoering van de beperking aldaar. Uit het gepubliceerde evaluatierapport[4] volgt dat over het algemeen genomen de leesbaarheid en structuur van processtukken beter is geworden en dat daarbij meer focus wordt aangebracht.

anders dan bij de hoven

De regeling werkt anders dan bij de hoven. Bij de hoven geldt een maximum aantal pagina’s vooraf en bestaat de mogelijkheid gemotiveerd te verzoeken een processtuk van grotere omvang te mogen indienen. Bij de rechtbanken geldt geen maximum aantal pagina’s. De regeling bepaalt dat de omvang van een processtuk steeds in overeenstemming is met de aard, de complexiteit en het belang van de zaak. Als dat niet het geval is, kan de rechter het bevel geven het processtuk te vervangen door een stuk met een maximum aantal pagina’s. Daarnaast geldt dat een processtuk van meer dan 10 pagina’s een samenvatting en tussenkopjes bevat en in een processtuk van meer dan 25 pagina’s kort wordt toegelicht waarom die omvang noodzakelijk is.

Voor deze keuze is leidend geweest dat partijen in staat moeten worden gesteld hun geschil in alle door hen relevant geachte facetten feitelijk en juridisch naar voren te brengen. Het recht op een goede toegang tot de eerstelijns rechter staat voorop. Anderzijds moet, zoals ook de Hoge Raad[5] overwoog, voorkomen worden dat sommige partijen door hun wijze van procederen een zodanig beslag leggen op de rechterlijke capaciteit dat dit ten koste gaat van een effectieve toegang tot de rechter voor anderen.

De eerstelijns rechtspraak kent een grote variëteit aan geschillen waarbij een grote variëteit aan processtukken past. Om recht te doen aan deze verschillen is ervoor gekozen een uitgangspunt vast te leggen: de omvang is steeds in overeenstemming met aard, complexiteit en belang van de zaak. Als daarvan geen sprake is dan kan dit leiden tot een bevel om een aangepast processtuk in te dienen binnen een bepaalde termijn. Toepassing van dit uitgangspunt kan ook leiden tot een processtuk in een concrete zaak van meer dan 25 pagina’s, met daarbij een korte toelichting waarom dat nodig is, zonder dat dit tot ingrijpen leidt.

enkele praktische aspecten

In de regeling is niet vastgelegd binnen welke termijn een vervangend processtuk moet worden ingediend. Daarvoor is bewust gekozen omdat per geval kan verschillen welke termijn passend is. Dit wordt per zaak beoordeeld en is onder meer afhankelijk van het moment in de procedure en de omvang van het processtuk.

Geldt de aan één partij opgelegde beperking ook voor de andere partij? Nee, per geval zal worden beoordeeld of sprake is van een onnodig lang processtuk. De omvang van de dagvaarding is bijvoorbeeld niet maatgevend voor de omvang van de conclusie van antwoord.

Wat is de status van het oorspronkelijke processtuk dat vervangen is door het ‘vervangend processtuk’? Het oorspronkelijke processtuk geldt niet meer als te behandelen processtuk. Een partij kan dan ook geen beroep meer doen op stellingen of verweren die wel in het oorspronkelijke processtuk maar niet in het vervangend processtuk zijn vermeld. Het oorspronkelijke processtuk zal echter niet worden teruggestuurd maar blijft in het dossier. Zo kan worden vastgesteld wat de datum van het indienen van het oorspronkelijke processtuk was, welke datum bepalend is, en kan worden vastgesteld of de vordering(en) en verwe(e)r(en) dezelfde zijn gebleven.

Met de toevoeging over papierformaat en lettertype/puntgrootte is beoogd dat niet wordt afgeweken van een ‘normale’ bladspiegel; vooralsnog is niet gekozen voor een systeem waarbij een maximum aantal woorden geldt (zie bijvoorbeeld de pilot beheersing omvang processtukken in cassatie bij de Hoge Raad ).

totstandkoming en reacties KBvG en NOvA

De regeling is onder verantwoordelijkheid van het LOVCK (Landelijk Overleg Vakinhoud Civiel en Kanton van de rechtbanken) uitgewerkt door de expertgroep burgerlijk procesrecht en afgestemd met de redactieraden van de verschillende procesreglementen. Het LOVCK heeft ook de KBvG en de NOvA om een reactie gevraagd wat op onderdelen tot aanpassing van de regeling heeft geleid.

Anders dan de NOvA voorstelt, is er niet voor gekozen om eerst een verdere analyse van het probleem te maken voordat deze regeling wordt ingevoerd. De omvang van het probleem wordt binnen de rechtbanken voldoende breed gedragen. Verder heeft de NOvA voorgesteld objectieve en duidelijke maatstaven en richtlijnen te geven wat onnodig lang is. Zoals hiervoor toegelicht, is bij het opstellen van de regeling bewust niet gekozen voor het vooraf maximeren van het aantal pagina’s maar voor een uitgangspunt dat aansluit bij de concrete zaak die voorligt.

overleg blijft van belang

Ook na invoering van deze regeling is van belang dat de rechtspraak met de balie en met de gerechtsdeurwaarders in gesprek blijft over wat gedaan kan worden om effectief en efficiënt te procederen. Bij verschillende rechtbanken zijn de afgelopen jaren al bijeenkomsten gehouden onder de noemer effectief procederen die wat ons betreft navolging verdienen.

Het LOVCK heeft het voornemen eind 2026 een evaluatie van de regeling te starten. Daarbij zullen ook de NOvA en de KBvG betrokken worden.

Deze bijdrage is van K.H.A. Heenk en M.L.S. Kalff, rechters bij de rechtbank Gelderland respectievelijk Amsterdam, beiden lid van de landelijke expertgroep burgerlijk procesrecht en betrokken bij de totstandkoming van de regeling.